「Google Driveを使っているけれど、気がつくとファイルが増えて整理できなくなっている」
「会議や打ち合わせを動画で残しているけれど、あとから議事録を作るのが大変」
そんな日々の小さな負担を減らすために、今回、Google Driveを使ったフルカスタマイズの「ファイル自動振り分け＋動画からの自動議事録作成」システムを実装しました。
ポイントは、とてもシンプルです。
利用者がやることは、基本的に決められた1つのフォルダへファイルを入れるだけ。
あとはシステム側がファイルを確認し、決められたルールに従って自動的に整理します。
さらに、動画ファイルの場合は、単にフォルダへ移動するだけではありません。
動画の内容を文字起こしし、議事録を作成して、完成した議事録まで所定の場所へ保存するところまで自動化しています。
改善前の課題：Google Driveは便利だけれど、ファイルが増えるほど整理が大変
Google Driveは、組織内でファイルを共有・保管するには非常に便利です。
しかし、利用する人数やファイル数が増えてくると、
- どのフォルダに保存すればよいのか迷う
- とりあえず置いたファイルがそのままになる
- 同じようなフォルダが増えていく
- ファイルの保存場所が人によって違う
- 必要なファイルを探す時間が増える
といった問題が起こりやすくなります。
きれいなフォルダ構成を最初に作ったとしても、人が毎回正しい場所へ保存する運用だけで維持するのは意外と大変です。
特に、ファイルの種類や用途ごとにフォルダがたくさんある場合、
「これはどこに入れるんだっけ？」
という判断そのものが小さな負担になります。
その結果、ファイルが一か所に溜まったり、間違ったフォルダへ保存されたりして、Google Drive全体が徐々に煩雑になっていました。
もう一つの課題が「動画から議事録を作る作業」
会議や打ち合わせを動画で残せるようになると、記録としては非常に便利です。
一方で、その動画を後から確認して議事録を作ろうとすると、かなり時間がかかります。
例えば1時間の会議であれば、
動画を確認する
↓
内容を文字にする
↓
重要なポイントを拾う
↓
決定事項を整理する
↓
議事録としてまとめる
↓
関係者が見られる場所へ保存する
という作業が必要です。
会議が増えれば、この作業も積み重なっていきます。
「動画は残っているけれど、議事録を作る時間がない」
という状態になれば、せっかく記録した情報も活用しにくくなります。
そこで今回は、ファイル整理と議事録作成を別々の仕組みにするのではなく、Google Driveを入口として一連の流れを自動化しました。
使い方は「1つのフォルダに入れるだけ」
今回のシステムでは、利用者側の操作をできる限り少なくしています。
基本的な流れは次の通りです。
① ファイルを決められたGoogle Driveフォルダへ入れる
↓
② システムがファイルを確認する
↓
③ ファイルの条件に応じて所定のフォルダへ自動振り分け
↓
④ 動画の場合は自動的に議事録作成処理を開始
↓
⑤ 完成した議事録をGoogle Driveへ保存
つまり、利用者が細かなフォルダ構成を意識しなくても、
「まずここへ入れる」
というルールだけで運用できます。
ファイルを自動判定して、決められたフォルダへ振り分け
アップロードされたファイルは、あらかじめ設定したルールに基づいて自動で振り分けます。
例えば、
- ファイル名
- ファイル形式
- 用途
- プロジェクト
- 部門
- ファイルに含まれる文字
- 組織独自の分類ルール
など、実際の業務に合わせて条件を設定できます。
今回重要視したのは、
「システムに合わせて組織の運用を変更する」のではなく、「現在の組織の運用に合わせてシステムを作る」こと。
そのため、一般的なファイル整理サービスをそのまま利用するのではなく、Google Driveを中心として必要な動作を組み合わせたフルカスタマイズ型にしています。
動画だった場合は、そのまま自動議事録作成へ
今回の仕組みの大きな特徴が、動画ファイルの処理です。
動画が所定のフォルダへ入ると、システム側で自動的に処理を開始します。
大まかな流れとしては、
動画を検知
↓
議事録作成用の処理を開始
↓
長時間の動画にも対応できるよう必要に応じて分割
↓
順番に文字起こし
↓
文字起こし結果を統合
↓
内容を整理して議事録化
↓
Googleドキュメントとして保存
という流れになります。
そのため、
「動画を別サービスへアップロードする」
「文字起こしデータをダウンロードする」
「ChatGPTなどへ貼り付けて要約する」
「完成した文章をGoogleドキュメントへコピーする」
といった作業を毎回行う必要がありません。
長時間の動画も分割して順番に処理
動画による文字起こしでは、ファイルサイズや動画時間、AIサービス側の制限なども考える必要があります。
そこで今回の仕組みでは、長時間の動画については一定時間ごとに分割し、それぞれを順番に処理する仕組みを取り入れています。
また、複数の動画が同時に入った場合でも、処理中の動画と別の動画のデータが混ざらないよう、
1動画単位で処理状態を管理し、順番に処理する構成にしています。
単純に「AIに動画を渡して終わり」ではなく、実際の業務で継続利用できることを前提に設計しています。
議事録が完成した後のファイル整理まで自動化
議事録を作って終わりではありません。
処理が完了した後も、
- 元動画を所定の場所へ移動
- 一時的に生成したファイルを整理
- 作成した議事録を指定フォルダへ移動
- 処理中の一時データを残さない
といった後処理を行います。
ここが意外と重要です。
自動化システムを導入しても、一時ファイルや処理済みファイルが大量に残ってしまえば、結局Google Driveが散らかってしまいます。
今回の目的は単なる「作業の自動化」ではなく、
使っているだけでGoogle Driveが自然と整理されていく状態を作ること
でした。
改善後：人が整理しなくても、自然とフォルダがきれいになる
この仕組みを導入したことで、ファイル管理の考え方が大きく変わりました。
改善前
ファイルを作成
↓
保存先を考える
↓
たくさんあるフォルダから探す
↓
正しい場所へ移動
↓
定期的に整理する
動画の場合は、さらに議事録作成作業が発生していました。
改善後
ファイルを1つのフォルダへ入れる
基本的にはこれだけです。
その後は自動的に、
判定 → 振り分け → 動画なら文字起こし → 議事録作成 → 保存 → ファイル整理
まで進みます。
その結果、
「整理する時間を減らす」のではなく、「整理という作業そのものを極力なくす」
ことができました。
特に効果が大きかったのは「少しずつ発生する作業」の削減
一つひとつのファイルを移動する時間は、それほど長くありません。
しかし、
「保存場所を考える」
「フォルダを開く」
「ファイルを移動する」
「あとから整理する」
といった数十秒〜数分の作業が毎日積み重なると、かなりの時間になります。
議事録作成については、さらに効果が大きくなります。
今まで人が時間を使っていた作業を、
「Google Driveへ入れる」
という一つの操作へ集約できたことで、かなりの時間短縮につながりました。
AI活用は「AIを使うこと」より「業務の流れに組み込むこと」が重要
生成AIを使えば、文章の要約や議事録作成自体は比較的簡単にできます。
しかし実際の業務では、
「毎回AIを開く」
「ファイルをアップロードする」
「指示を入力する」
「結果をコピーする」
「Google Driveへ保存する」
という作業が残ってしまいます。
これでは、AIによって一部分は効率化できても、業務全体としてはまだ人の操作が多く残っています。
今回の仕組みでは、AIを単独のツールとして使うのではなく、
Google Driveという普段使っている業務環境の中へAIを組み込みました。
個人的には、ここが業務効率化にAIを使ううえで非常に重要だと考えています。
市販サービスではなく、組織に合わせたフルカスタマイズ
今回のシステムは、
「どの組織でも同じルールで使うサービス」
ではありません。
例えば組織によって、
「ファイル名のこの文字で振り分けたい」
「この動画だけ議事録を作りたい」
「議事録はこの形式にしたい」
「このフォルダ構成は変えたくない」
「処理終了後は元動画をこちらへ移動したい」
など、必要な運用は異なります。
そのため、現在使っているGoogle Driveの構成や業務フローを確認したうえで、
その組織に合わせて処理ルールそのものを設計できること
がフルカスタマイズのメリットです。
既存の業務を無理にシステムへ合わせるのではなく、
今の業務の中に自動化を入れていく。
そんな形を目指しています。
こんな組織には特に向いています
例えば、
- Google Driveを組織の共有ストレージとして使っている
- フォルダやファイルが増えすぎて整理できていない
- メンバーによってファイルの保存場所がバラバラ
- 定期的にファイル整理を行っている
- 会議や打ち合わせを動画で記録している
- 動画から議事録を作る作業に時間がかかっている
- AIを導入したいが、実際の業務へどう組み込めばよいか分からない
- Google Workspaceをもっと業務効率化に活用したい
といった組織では、相性の良い仕組みだと思います。
「面倒だからやらない」を、仕組みで解決する
ファイル整理も議事録作成も、本来は必要な仕事です。
しかし忙しくなるほど後回しになりやすい作業でもあります。
だからこそ、
人に「ちゃんと整理してください」とお願いするのではなく、整理しなくても整理される仕組みにする。
「議事録を作らなければ」と思うのではなく、動画を置けば議事録が完成する仕組みにする。
こうした小さな業務の積み重ねを自動化することで、本来時間を使いたい仕事へ集中できるようになります。
今回のGoogle Drive自動振り分け・動画議事録作成システムも、その一つです。
Google Drive、生成AI、自動化を組み合わせることで、組織ごとの細かな業務に合わせた仕組みを構築できます。
「うちの場合、この作業も自動化できるだろうか？」
というところから考えていくことも可能です。
業務効率化は、大規模なシステムを導入することだけではありません。
毎日少しずつ発生している「面倒」を一つずつなくしていく。
その積み重ねが、大きな業務改善につながると考えています。